Im B2B-Geschäft und bei öffentlichen Auftraggebern reicht ein PDF mit Rechnungsbild oft nicht mehr. Gefragt ist die echte E-Rechnung, also ein maschinenlesbarer Datensatz. Germanized Pro kann das, und zwar in den gängigen Formaten.
Was eine E-Rechnung ausmacht
Eine E-Rechnung ist kein eingescanntes PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Buchhaltung der Gegenseite automatisch einlesen kann. In der EU ist dafür die Norm EN 16931 maßgeblich. Zwei Formate dominieren im deutschsprachigen Raum:
- ZUGFeRD: ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML. Du siehst ein normales PDF, die Maschine liest das XML.
- XRechnung: ein reines XML-Format, vor allem im Verkehr mit öffentlichen Stellen.
Germanized Pro und E-Rechnung
Germanized Pro unterstützt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format inklusive der gängigen Profile sowie XRechnung, jeweils kompatibel zur EU-Spezifikation EN 16931. Damit bist du für B2B-Kunden gut aufgestellt und auch für kommende Anforderungen gerüstet.
Einrichtung in Kurzform
- Aktiviere die Rechnungslegung in Germanized Pro und richte deine Belege wie gewohnt ein.
- Aktiviere im Bereich Rechnungen das E-Rechnungs-Format, das du brauchst.
- Hinterlege die nötigen Stammdaten, etwa deine Leitweg- oder Identifikationsangaben für öffentliche Auftraggeber.
- Erzeuge eine Testrechnung und prüf sie mit einem Validator gegen EN 16931.
Brauchst du das überhaupt
Wenn du nur an private Endkunden verkaufst, ist die klassische PDF-Rechnung in der Regel ausreichend. Sobald du Geschäftskunden oder öffentliche Stellen bedienst, wird die E-Rechnung zum Thema. Die Anforderungen in der EU entwickeln sich weiter, deshalb ist es klug, das Format früh sauber einzurichten, statt später unter Druck.
Tipp: Validier deine erste E-Rechnung wirklich gegen die Norm, bevor du sie an einen Kunden schickst. Ein formaler Fehler im XML fällt sonst erst beim Empfänger auf.
Dieser Beitrag ist eine technische Anleitung und ersetzt keine Steuerberatung. Die konkreten Anforderungen an deine Rechnungen klärst du mit deiner Steuerberatung.