„Nur die Buchhaltung darf die Datei öffnen, sonst geht etwas kaputt.“ Solche Sätze höre ich in vielen Betrieben. Meist hängt an der Datei mehr, als allen bewusst ist: Preise, Termine oder der Lagerstand. Dieser Beitrag ist Teil 2 meiner Serie Website oder Web-App?. Er zeigt, ab wann eine Tabelle zum Risiko wird und was danach kommt. Am Ende gibt es eine Checkliste zum Abhaken, auch als PDF.
Excel-Liste ablösen: Wann eine Tabelle eigentlich ein Programm ist
Eine Tabelle ist ein gutes Werkzeug für eine Person. Du rechnest etwas aus, prüfst das Ergebnis und arbeitest weiter. Fehler fallen dir meist selbst auf, weil du die Zahlen kennst.
Anders wird es, wenn mehrere Leute mit derselben Datei arbeiten. Und wenn Entscheidungen von ihr abhängen, etwa Angebotspreise oder Liefertermine. Dann ist die Tabelle eigentlich schon ein Programm. Nur fehlt ihr der Schutz, den ein Programm hätte. Es gibt keine Pflichtfelder und keine Rechte. Und niemand sieht, wer wann was geändert hat.
Eine Excel-Liste ablösen heißt nicht, Excel zu verbannen. Gemeint ist die eine Liste, an der der Betrieb hängt. Sie wandert in ein kleines Programm. Für Auswertungen und Notizen bleibt Excel weiter ein gutes Werkzeug.
Woher das Wissen über Tabellenfehler kommt
Fehler in Tabellen sind gut erforscht. Seit den 1990er-Jahren untersucht etwa Raymond Panko von der Universität Hawaii, wie oft Menschen beim Bauen von Tabellen Fehler machen. Ein Team um Powell, Baker und Lawson vom Dartmouth College in den USA hat echte Tabellen aus dem Arbeitsalltag geprüft. Ihre Studie von 2009 prüft Tabellen, die wirklich im Einsatz waren.
Was die Studien sagen – und wo sie sich widersprechen
Powell, Baker und Lawson haben 50 Arbeitsmappen mit zusammen 270.722 Formeln durchgesehen. Eine Arbeitsmappe ist eine Excel-Datei mit einem oder mehreren Blättern. Je nach Definition waren 0,87 % oder 1,79 % der Formelzellen fehlerhaft. Die enge Zahl zählt nur Fehler, die zu einem falschen Ergebnis führen. Die weite Zahl zählt auch schlechte Praxis mit, etwa fest eingetippte Werte in Formeln.
Klingt wenig? Von 1.000 Formeln sind das rund 9 bis 18 falsche. Eine Kalkulation mit mehreren tausend Formeln enthält also schnell Dutzende Fehler.
Spannend ist der Streit um eine oft zitierte Zahl. Lange hieß es, rund 5 % aller Formeln seien falsch. Powell und seine Kollegen halten das für zu hoch gegriffen. Die Zahl stütze sich auf fünf teils informelle Studien mit zusammen nur 43 Tabellen. Ihre eigene Schätzung liegt bei 1 bis 2 %.
Aber: In ihrer eigenen Prüfung hatten 47 von 50 Arbeitsmappen mindestens einen Fehler. Das sind 94 %. Bei 43 von 50 führte mindestens ein Fehler zu einem falschen Ergebnis, also bei 86 %. Panko schreibt in einem Fachbeitrag, schwere Fehler mit großen Folgen gebe es in etwa 5 % aller Tabellen.
Das Fazit: Fast jede größere Tabelle enthält irgendwo einen Fehler. Die meisten sind klein und harmlos. Das Problem ist, dass niemand weiß, wo der große steckt. Eine Grenze der Studien gehört dazu: 50 Arbeitsmappen sind keine große Stichprobe. Und eine Tabelle von 2009 ist nicht deine Tabelle von heute.
Dass es auch große Fehler gibt, zeigt ein Fall aus England. Im Herbst 2020 fehlten dort laut Digital Health 15.841 Corona-Fälle in der täglichen Statistik. Laut einem Bericht der Nachrichtenagentur Press Association hatte eine Excel-Datei mit Laborergebnissen ihre maximale Größe erreicht. Die englische Gesundheitsbehörde Public Health England bestätigte nur einen „technischen Fehler“. Zur Einordnung: Ein Excel-Blatt hat laut Microsoft höchstens 1.048.576 Zeilen.
Wo dich das im Alltag betrifft
- Lagerliste: Zwei Leute buchen gleichzeitig aus. Am Ende stimmt der Bestand nicht.
- Einsatzplan: Wer arbeitet wann wo? Eine falsche Zeile schickt jemanden zum falschen Kunden.
- Preiskalkulation: Ein fest eingetippter Wert statt einer Formel. Der Fehler wandert in jedes Angebot.
- Kundenliste mit Zuständigkeiten: Wer betreut wen? Nach einem Personalwechsel weiß es niemand mehr genau.
- Urlaubsplanung: Drei Versionen im Umlauf, und jede zeigt etwas anderes.
Beispiel: Dieselbe Liste als Datei und als kleines Programm
Links siehst du einen typischen Ablauf: Die Kalkulation wandert per Mail hin und her. Am Dienstag weiß niemand mehr, welche Version gilt. Rechts dieselben Daten in einem kleinen Programm. Es sind Musterdaten, kein echter Fall.
Was macht das kleine Programm anders? Es gibt nur eine gültige Version, und alle arbeiten gleichzeitig darin. Pflichtfelder sorgen dafür, dass nichts fehlt. Rechte regeln, wer den Aufschlag ändern darf. Und der Verlauf zeigt, wer wann was geändert hat. Fehler verschwinden dadurch nicht ganz. Aber sie fallen früher auf und lassen sich zurückverfolgen.
Für den Umstieg ist deine bestehende Tabelle die beste Vorlage. Die Spalten werden zu Feldern, die Formeln zu Regeln. Die Daten lassen sich meist übernehmen. Gebaut wird so ein Programm zum Beispiel mit Laravel, einem Baukasten für eigene Programme, die im Browser laufen.
Recht: Personendaten in der Tabelle
Viele Listen enthalten Namen, Adressen oder Gehälter. Dann gilt das Datenschutzrecht. In Deutschland und Österreich ist das die DSGVO. In der Schweiz ist es das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Beide verlangen, dass Personendaten angemessen geschützt sind. Dazu gehört, dass nur befugte Personen darauf zugreifen.
Bei einer Datei, die per Mail verschickt wird, ist das kaum machbar. Sie liegt danach in vielen Postfächern, auch bei Leuten, die längst nicht mehr im Betrieb sind. Wer sie wann geöffnet hat, weißt du nicht. In einem Programm lassen sich Zugriffe pro Person regeln. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Bei heiklen Daten wie Gesundheitsdaten lohnt sich eine Fachmeinung.
Wann sich ein eigenes Tool lohnt – und wann nicht
Es lohnt sich nicht, wenn eine Person allein mit der Tabelle arbeitet. Auch nicht, wenn es ein günstiges Standardprogramm gibt, das genau diesen Zweck erfüllt. Für Urlaubsplanung oder Zeiterfassung gibt es zum Beispiel viele fertige Lösungen. Ob sich ein Abo oder ein eigenes Programm mehr rechnet, ist das Thema des nächsten Beitrags in dieser Serie.
Es lohnt sich, wenn mehrere Leute gleichzeitig mit der Datei arbeiten. Oder wenn Fehler darin Geld kosten. Ein weiteres Zeichen ist, dass nur eine Person die Tabelle wirklich versteht. Fällt sie aus, steht der Ablauf.
Rechne auch die laufenden Kosten mit ein. Ein eigenes Programm braucht Pflege, damit es sicher bleibt. Was das heißt, steht im Beitrag Wartung einer Web-App. Ob dein Vorhaben insgesamt eher eine Website oder eine Web-App braucht, zeigt der Selbsttest in 10 Fragen. Geht es dir eher um automatische Abläufe zwischen bestehenden Programmen, schau bei KI-Infrastruktur & Automatisierung vorbei.
Checkliste: Ist deine Tabelle schon ein Risiko?
Hake ab, was bei deiner Tabelle schon passt. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert.
- Ich weiß, wie viele Personen mit der Datei arbeiten. Mehr als zwei, und das gleichzeitig? Dann ist die Tabelle eigentlich schon ein Programm.
- Es gibt nur eine gültige Version der Datei. Such im Postfach nach Anhängen mit „final“ oder „neu“ im Namen.
- Mehr als eine Person versteht die Formeln. Bitte eine zweite Person, eine wichtige Formel zu erklären.
- Ich weiß, welche Preise oder Termine an der Tabelle hängen. Schreib auf, welche Entscheidungen auf Zahlen aus der Datei beruhen.
- Ich weiß, ob Kunden- oder Mitarbeiterdaten drinstehen. Und wer die Datei öffnen kann. Auch frühere Mitarbeitende mit alten Kopien zählen.
- Ich kann sehen, wer was geändert hat. Gibt es einen Verlauf? Oder fällt eine Änderung erst auf, wenn etwas schiefgeht?
- Ich weiß, was passiert, wenn die Datei morgen weg ist. Gibt es ein Backup? Wie lange könnte der Betrieb ohne die Datei arbeiten?
Häufige Fragen
Ist Excel unsicher?
Nein, Excel ist ein solides Programm. Das Risiko entsteht durch die Art, wie es genutzt wird. Eine Datei, die per Mail kreist und von vielen geändert wird, hat keinen Schutz gegen Tippfehler und doppelte Versionen. Dafür ist Excel nicht gebaut.
Reicht nicht eine geteilte Tabelle in der Cloud?
Für manche Fälle ja. Gemeinsam genutzte Tabellen, etwa in Microsoft 365 oder Google, lösen das Problem mit den vielen Versionen. Pflichtfelder, feine Rechte und Prüfregeln bleiben aber schwach. Und es ist immer noch eine Tabelle, in der jeder jede Zelle ändern kann.
Kann ich meine bestehende Tabelle übernehmen?
Meistens ja. Die Spalten zeigen, welche Felder das Programm braucht. Die Formeln zeigen, welche Regeln gelten. Die vorhandenen Daten lassen sich in der Regel importieren. Vorher lohnt sich ein Blick, welche Einträge doppelt oder veraltet sind.
Wie lange dauert so ein Umstieg?
Das hängt vom Umfang ab. Eine Liste mit klaren Regeln ist schneller umgesetzt als ein Ablauf mit vielen Sonderfällen. Sinnvoll ist ein kleiner erster Schritt: zuerst die eine Liste, die am meisten Ärger macht. Ein klickbarer Entwurf zeigt früh, ob die Richtung stimmt.
Schick mir deine Tabelle über die Kontaktseite, gern ohne echte Daten. Ich sag dir, was ein eigenes Tool daraus machen würde. Oder ob ein fertiges Programm reicht. Für bestehende Web-Apps gibt es die Laravel-Wartung. Weiter in der Serie geht es mit der Frage: Selbst bauen oder Software-Abo?
Quellen
- Powell, S., Baker, K. & Lawson, B. (2009): Errors in Operational Spreadsheets. Journal of Organizational and End User Computing, 21(3), 24–36 (PDF)
- Panko, R. R.: Revisiting the Panko-Halverson Taxonomy of Spreadsheet Errors (arXiv, PDF)
- Digital Health (05.10.2020): IT error left thousands of Covid-19 cases missed in daily figures
- Microsoft Support: Excel specifications and limits
