Du hast 23 Plugins auf deiner Website. Trotzdem schreibt jeden Montag jemand eine Liste von Hand. Spätestens dann stellt sich die Frage: Reicht eine Website noch, oder brauchst du ein eigenes Programm? Dieser Beitrag ist Teil 1 meiner Serie Website oder Web-App?. Er gibt dir in fünf Minuten eine klare Richtung: zehn Ja/Nein-Fragen und eine einfache Auswertung. Am Ende gibt es den Test als Checkliste zum Abhaken, auch als PDF.
Website oder Web-App: Der Unterschied in einem Satz
Eine Website zeigt Inhalte. Eine Web-App erledigt Arbeit. Die Website stellt deine Leistungen vor, nennt Preise und hat ein Kontaktformular. Sie ist für alle Besucher gleich. Eine Web-App ist ein Programm, das im Browser läuft. Sie rechnet und prüft. Dabei merkt sie sich für jede Person, was sie gemacht hat.
Ein Kundenportal ist eine Web-App, ein Planungstool fürs Team ebenso. Gebaut werden solche Programme zum Beispiel mit Laravel. Das ist ein Baukasten für eigene Programme, die im Browser laufen. Fachbegriffe wie diese erkläre ich auch im Glossar.
Wichtig: Das ist kein Entweder-oder. Die meisten Betriebe, die eine Web-App brauchen, behalten ihre Website. Die App läuft daneben, oft unter einer eigenen Adresse.
Woher die Fragen kommen
Die zehn Fragen stammen aus meinen Erstgesprächen der letzten Jahre. Das ist ein Erfahrungswert, keine Studie. Es sind die Situationen, die in diesen Gesprächen immer wieder vorkommen. Bei manchen war am Ende ein eigenes Programm die Lösung. Bei vielen reichte ein fertiges Programm oder eine bessere Website.
Einen Rahmen geben amtliche Zahlen. Laut Statistik Austria waren 2025 in Österreich 73,8 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten mindestens grundlegend digitalisiert. Das heißt: Sie nutzen mindestens 4 von 12 abgefragten digitalen Technologien. Bei Betrieben mit 10 bis 49 Beschäftigten waren es 70,5 %. Vorarlberg lag mit 78,9 % an der Spitze der Bundesländer. Die EU will bis 2030 mindestens 90 % der kleinen und mittleren Unternehmen dort sehen.
Was die Zahlen sagen – und was nicht
Ein Blick auf die ganze EU zeigt, wo die Lücke liegt. Laut Eurostat nutzten 2025 nur 41 % der kleinen Unternehmen eine ERP-Software. Das ist ein Programm, das etwa Einkauf, Lager und Buchhaltung zusammenführt. Ein CRM hatten 25 %. Ein CRM ist ein Programm, in dem Kundenkontakte und Anfragen verwaltet werden. Bei großen Unternehmen lagen die Werte bei 89 % und 65 %.
Viele kleine Betriebe arbeiten also ohne solche Programme. Ihre Abläufe laufen über Tabellen, E-Mails oder Papier. Das ist nicht automatisch schlecht. Es wird aber zum Problem, wenn mehrere Leute dieselben Daten brauchen.
Die Grenze dieser Zahlen ist wichtig: Sie sagen nichts darüber, ob ein eigenes Programm die Lösung wäre. Oft reicht ein gutes Standardprogramm. Die Statistik zeigt nur, dass viele Betriebe hier noch Spielraum haben. Was davon für dich passt, beantwortet der Test.
Wo dich das im Alltag betrifft
- Angebote entstehen aus mehreren Listen. Preise kommen aus einer Tabelle, Kundendaten aus dem Mailprogramm. Jemand kopiert alles zusammen.
- Kunden fragen per Mail nach dem Stand. „Ist meine Bestellung schon unterwegs?“ Jede dieser Mails kostet ein paar Minuten.
- Dieselben Daten liegen an drei Stellen. Ändert sich eine Adresse, muss sie an jeder Stelle angepasst werden. Irgendwo wird es vergessen.
- Ein Abo wird jedes Jahr teurer. Du zahlst pro Person, nutzt aber nur zwei Funktionen. Ob sich ein eigenes Programm rechnet, hängt von der Laufzeit ab.
- Auf der Website stapeln sich Plugins. Plugins sind Erweiterungen für WordPress. Manche sind nur dafür da, andere Plugins miteinander zu verbinden.
Beispiel: Zeigt sie etwas oder tut sie etwas?
Die wichtigste Frage steht ganz am Anfang. Soll die Lösung vor allem etwas zeigen? Dann reicht meist eine Website. Soll sie Arbeit erledigen? Dann kommt die zweite Frage: Gibt es schon ein fertiges Programm, das diese Arbeit zu 90 % erledigt?
Stell dir einen Installationsbetrieb mit acht Leuten vor. Die Website ist in Ordnung. Aber die Einsätze plant der Chef in einer Excel-Liste. Kunden rufen an und fragen, wann der Monteur kommt. Die Adressen stehen in der Buchhaltung und noch einmal in der Liste. Und die Lehrlinge sollen nicht alle Preise sehen.
Im Test sind das vier Ja-Antworten. Das Ergebnis heißt: Website plus Zusatz. Der erste Schritt wäre also, fertige Programme für die Einsatzplanung anzuschauen. Erst wenn keines zum Ablauf passt, wird eine eigene Web-App interessant.
So wertest du den Test aus
Zähl deine Ja-Antworten aus der Checkliste unten zusammen. Die Grenzen sind eine Faustregel aus der Praxis, kein wissenschaftlicher Test.
- 0 bis 3 Mal Ja: Eine Website reicht. Deine Abläufe sind mit einer guten Website und den üblichen Programmen gut abgedeckt.
- 4 bis 6 Mal Ja: Website plus Zusatz. Prüf zuerst fertige Programme, Erweiterungen oder eine Verbindung zwischen zwei Programmen.
- 7 bis 10 Mal Ja: Eine Web-App lohnt den genaueren Blick. Hier soll Software echte Arbeit erledigen. Klär vorher Kosten, Wartung und wem der Code gehört.
Recht: Was sich mit einem Login ändert
Solange deine Website nur Inhalte zeigt, sind die rechtlichen Fragen überschaubar. Das ändert sich, sobald sich Kunden einloggen. Dann verarbeitet deine App Daten von Personen. In Deutschland und Österreich gilt dafür die DSGVO, in der Schweiz das Datenschutzgesetz. Die App muss so gebaut sein, dass jeder nur seine eigenen Daten sieht.
Richtet sich die App an Verbraucher, können auch Pflichten zur Barrierefreiheit dazukommen. In Deutschland regelt das das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), in Österreich das Barrierefreiheitsgesetz (BaFG). Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten, sind davon ausgenommen. Die Details schaue ich mir in einem eigenen Beitrag dieser Serie an. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
Wann eine Web-App Sinn macht – und wann nicht
Eine Web-App macht Sinn, wenn dieselbe Arbeit oft anfällt und kein fertiges Programm sie gut erledigt. Oder wenn dein Ablauf genau das ist, was dich von anderen unterscheidet. Dann soll sich die Software an dich anpassen und nicht umgekehrt.
Keinen Sinn macht sie, wenn die Arbeit selten anfällt. Auch wenn ein Standardprogramm 90 % abdeckt, ist ein Abo meist günstiger. Und eine Web-App braucht laufende Pflege. Was das heißt und kostet, steht im Beitrag Wartung einer Web-App. Warum ich Web-Apps mit Laravel baue, erkläre ich im Grundsatzbeitrag Laravel und Filament statt WordPress.
Checkliste: Der Selbsttest in 10 Fragen
Hake jede Frage ab, die du mit Ja beantwortest. Dein Stand bleibt in diesem Browser gespeichert.
- Pflegt jemand dieselben Daten an mehr als einer Stelle? Denk an Kundendaten, Preise oder Termine. Stehen sie in zwei Programmen oder Listen?
- Fragen Kunden regelmäßig nach dem Stand ihres Auftrags? Zähl eine Woche lang die Anrufe und Mails mit der Frage „Wie weit ist das?“.
- Brauchen verschiedene Personen verschiedene Rechte? Darf jeder im Team alles sehen und ändern? Oder sollte das getrennt sein?
- Gibt es eine Excel-Liste, ohne die der Betrieb steht? Stell dir vor, die Datei ist morgen weg. Was passiert dann?
- Zahlst du für ein Abo, von dem du nur einen kleinen Teil nutzt? Liste die Funktionen auf, die ihr wirklich verwendet.
- Hast du Plugins, die nur andere Plugins verbinden? Frag deinen Webentwickler, welche Erweiterungen nur als Brücke dienen.
- Muss etwas automatisch passieren, ohne dass jemand klickt? Zum Beispiel Erinnerungen, Rechnungen oder Berichte zu festen Zeiten.
- Sollen zwei Programme Daten austauschen? Tippt jemand Bestellungen oder Adressen von einem Programm ins andere ab?
- Sollen Kunden oder Partner selbst Daten eintragen oder abrufen? Etwa Unterlagen hochladen, Termine buchen oder Rechnungen ansehen.
- Entstehen Fehler, weil jemand etwas vergisst oder falsch überträgt? Denk an die letzten drei Pannen. Lag es an einer Übertragung von Hand?
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, dass WordPress nicht mehr reicht?
Wenn du mehr Arbeit in das Verbinden von Plugins steckst als in die Inhalte. Oder wenn Kunden und Mitarbeitende Dinge tun sollen, die über Lesen und Formulare hinausgehen. Für eine reine Website ist WordPress weiterhin eine gute Wahl.
Können eine Website und eine Web-App nebeneinander laufen?
Ja, das ist sogar der Normalfall. Die Website bleibt, wie sie ist. Die Web-App läuft unter einer eigenen Adresse, zum Beispiel portal.deinefirma.at. Die Website verlinkt einfach dorthin.
Ist eine Web-App immer teurer als eine Website?
In der Anschaffung meist ja, weil sie für deinen Ablauf gebaut wird. Über die Jahre kann sie sich rechnen, wenn sie Abos ersetzt oder Arbeitszeit spart. Laufend kommt die Wartung dazu, bei mir ab 199 € im Monat.
Muss ich meine Website dafür neu bauen?
Nein, in den meisten Fällen nicht. Website und Web-App sind getrennte Systeme. Sie können aber Daten austauschen, etwa wenn Termine aus der App auf der Website erscheinen sollen.
Schick mir deine Ja-Antworten über die Kontaktseite. In 30 Minuten bekommst du eine klare Einschätzung. Auch wenn sie lautet: Dafür brauchst du kein eigenes Programm. Hast du schon eine Web-App, hilft dir die Laravel-Wartung. Weiter in der Serie geht es mit einem der häufigsten Ja-Punkte: Excel-Liste ablösen: Wann sich ein eigenes Tool lohnt.
