Seit Anfang 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Das ist inzwischen einigermaßen bekannt. Was in vielen Ratgebern und auch in ein paar Kundengesprächen bei mir durcheinandergerät, ist die zweite Hälfte der Geschichte: die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen. Die betrifft nämlich längst nicht jeden gleich, und schon gar nicht ab demselben Datum.
Ich schreibe diesen Beitrag, weil ich zuletzt öfter die Frage bekommen habe: „Muss mein WooCommerce-Shop jetzt E-Rechnungen schreiben können?“ Die ehrliche Antwort: kommt drauf an, wo du sitzt, wie viel Umsatz du machst und wer deine Kunden sind.
Deutschland: zwei Pflichten, zwei Zeitpunkte
Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle B2B-Unternehmen in Deutschland – unabhängig von Größe oder Umsatz. Ein Postfach, das eine strukturierte XML-Rechnung (ZUGFeRD ab Version 2.2 oder XRechnung, beide nach dem europäischen Standard EN 16931) entgegennehmen und archivieren kann, brauchst du also schon jetzt.
Bei der Ausstellungspflicht wird gestaffelt:
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen.
- Alle übrigen Unternehmen folgen ab dem 1. Januar 2028.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nach aktuellem Stand (Wachstumschancengesetz, § 34a UStDV) dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Sie dürfen weiterhin einfache PDF- oder Papierrechnungen schreiben – müssen aber, siehe oben, E-Rechnungen von anderen empfangen können [ecovis.com, easybill.de].
Eine PDF-Rechnung ist übrigens keine E-Rechnung im rechtlichen Sinn, auch wenn sie „elektronisch“ verschickt wird. Es zählt nur ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931.
Österreich: noch keine allgemeine B2B-Pflicht
In Österreich gibt es aktuell (Stand August 2026) keine generelle E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Verpflichtend ist die E-Rechnung bislang nur im Geschäft mit dem Bund (B2G, über ebInterface oder PEPPOL) – das gilt schon seit 2014. Für rein inländisches B2B-Geschäft brauchst du also (noch) keine strukturierte E-Rechnung [wko.at, selbststaendig-machen.at].
Die EU-weite ViDA-Richtlinie (2025/516) schreibt strukturierte E-Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen erst ab dem 1. Juli 2030 vor. Ob Österreich vorher eine eigene nationale B2B-Pflicht einführt, ist offen. Was aber schon jetzt gilt: Verkaufst du als österreichisches Unternehmen an deutsche B2B-Kunden, greift für diese Rechnungen die deutsche Regelung – die endet nicht an der Grenze.
Schweiz: keine E-Rechnungspflicht – und die QR-Rechnung ist etwas anderes
In der Schweiz gibt es ebenfalls keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht, verpflichtend ist sie nur gegenüber der Bundesverwaltung. Wichtig ist hier vor allem eine Klarstellung, die mir öfter unterkommt: Die Schweizer QR-Rechnung ist keine E-Rechnung im europäischen Sinn. Die QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 der einzige gültige Zahlungsschein in der Schweiz – aber technisch eine PDF- oder Papierrechnung mit standardisiertem QR-Code für die Zahlung, kein strukturiertes XML/JSON-Datenformat zur automatisierten Verarbeitung wie ZUGFeRD oder XRechnung [startupschwiiz.ch].
Betroffen sind Schweizer Unternehmen trotzdem indirekt: Wer an deutsche (oder künftig weitere EU-)Geschäftskunden verkauft, bekommt es über die Kundenseite mit der jeweils dort geltenden E-Rechnungspflicht zu tun.
Was das für deinen WooCommerce-Shop bedeutet
WooCommerce erzeugt von Haus aus keine rechtskonformen E-Rechnungen. Wenn du B2B-Kunden in Deutschland belieferst und selbst zur Ausstellung verpflichtet bist (oder es ab 2028 wirst), brauchst du ein Plugin, das ZUGFeRD- oder XRechnung-konforme Dateien erzeugt – zum Beispiel Germanized Pro oder German Market, die B2B-Erkennung über die USt-ID meist schon eingebaut haben. Ich habe die drei Varianten (Germanized Free, Pro, German Market) in einem separaten Vergleich gegenübergestellt, falls du dort noch unsicher bist, welche Variante zu deinem Shop passt.
Schonmal geprüft, ob dein aktuelles Rechnungs-Plugin überhaupt schon ein EN-16931-konformes Format ausgeben kann? Das lohnt sich jetzt zu klären, auch wenn deine eigene Frist noch etwas entfernt ist – allein schon, um Kunden mit früherer Ausstellungspflicht (die großen Unternehmen ab 2027) sauber beliefern zu können.
FAQ
Muss ich als Kleinunternehmer jetzt schon E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit 1.1.2025 trotzdem.
Ab wann muss mein WooCommerce-Shop E-Rechnungen ausstellen können?
Wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt: ab 1.1.2027. Sonst: ab 1.1.2028. Vorausgesetzt, du bist überhaupt zur Ausstellung verpflichtet (siehe Kleinunternehmer-Ausnahme).
Gilt die deutsche E-Rechnungspflicht auch für mein österreichisches oder Schweizer Unternehmen?
Nicht automatisch für dein gesamtes Geschäft – aber für jede Rechnung an einen deutschen B2B-Kunden greift die deutsche Regelung. Deine inländischen Rechnungen in Österreich oder der Schweiz sind davon unabhängig zu betrachten.
Ist eine normale PDF-Rechnung schon eine E-Rechnung?
Nein. Rechtlich zählt nur ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 (ZUGFeRD ab 2.2 oder XRechnung). Eine PDF ohne eingebettete strukturierte Daten gilt als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung.
Ist die Schweizer QR-Rechnung dasselbe wie eine E-Rechnung?
Nein. Die QR-Rechnung ist ein Zahlungsstandard, keine strukturierte E-Rechnung im europäischen Sinn.
Wenn du unsicher bist, ob dein Shop rechtzeitig bereit ist – oder einfach jemanden brauchst, der das Thema einmal durchgeht und die für dich passende Lösung einrichtet, melde dich einfach. Ich schaue mir das gerne mit dir an.
Quellen
- ecovis.com: E-Rechnung für Kleinunternehmer, Pflichten und Ausnahmen (2026)
- easybill.de: E-Rechnung Pflicht – was Kleinunternehmer wissen müssen (2026)
- WKO: Deutschland – E-Rechnung wird Pflicht, Auswirkungen für österreichische Unternehmen
- StartupSchwiiz.ch: Rechnungsstellung Schweiz 2026 – Pflichtangaben und QR-Rechnung