Kurz gesagt: In Deutschland gilt im B2B-Bereich schrittweise die E-Rechnungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 dann alle. Verkaufst du mit deinem Shop an Geschäftskunden, solltest du das jetzt vorbereiten – nicht erst kurz vor Fristende.
Worum geht es bei der E-Rechnung?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei. Eine PDF ist nur ein Bild einer Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).
ZUGFeRD ist dabei praktisch: Es kombiniert eine lesbare PDF mit eingebetteten, strukturierten Daten. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Software liest die Daten automatisch aus.
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt schon heute.
- Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind im B2B noch zulässig (mit Zustimmung des Empfängers).
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze.
Wichtig: Das betrifft B2B-Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen. Reine B2C-Verkäufe an Privatkunden sind davon nicht erfasst.
Was heißt das für deinen WooCommerce-Shop?
Standardmäßig erzeugt WooCommerce keine rechtskonformen E-Rechnungen. Wenn du an Geschäftskunden verkaufst, brauchst du eine Lösung, die strukturierte Formate ausgeben kann.
1. Klären, ob dich die Ausstellungspflicht trifft
Empfangen können musst du E-Rechnungen ohnehin schon. Bei der Ausstellung kommt es auf deinen Umsatz und das Datum an (siehe Fristen oben). Auch wenn du erst 2028 dran bist: Geschäftskunden fragen E-Rechnungen oft schon früher aktiv nach.
2. Das passende Format wählen
Für die meisten Shops ist ZUGFeRD die pragmatische Wahl, weil es lesbare PDF und strukturierte Daten vereint. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, braucht häufig XRechnung.
3. Den Versand automatisieren
Plugins wie Germanized Pro können ZUGFeRD-Dateien automatisch erzeugen und an die Bestellbestätigung anhängen. So entsteht die E-Rechnung ohne manuellen Zwischenschritt – wichtig, wenn viele Bestellungen reinkommen.
4. Eingehende Rechnungen verarbeiten
Vergiss die Empfangsseite nicht. Auch deine Lieferanten schicken dir zunehmend E-Rechnungen. Du brauchst einen Weg, diese zu lesen und revisionssicher abzulegen.
Was außerhalb Deutschlands gilt
Die hier genannten Fristen gelten für Deutschland. In Österreich gibt es bisher keine allgemeine B2B-Pflicht, wohl aber die E-Rechnung an den Bund. In Italien – und damit Südtirol – ist die elektronische Rechnung über das System SdI längst verpflichtend. Wenn du grenzüberschreitend verkaufst, lohnt sich ein genauer Blick auf die jeweiligen Regeln.
FAQ
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Im B2B nur noch während der Übergangsfrist bis Ende 2026 und mit Zustimmung des Empfängers. Danach braucht es ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung.
Muss ich auch an Privatkunden E-Rechnungen schicken?
Nein. Die Pflicht betrifft B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für reine B2C-Verkäufe gilt sie nicht.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format, oft gefordert von öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD bettet die XML-Daten in eine lesbare PDF ein – komfortabler für den klassischen Geschäftsverkehr.
Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?
Wer ab Fristbeginn keine korrekte E-Rechnung ausstellt, riskiert Probleme beim Vorsteuerabzug und mögliche Sanktionen. Vor allem aber verlierst du Geschäftskunden, die saubere E-Rechnungen erwarten.
Shop fit für die E-Rechnung machen
Ich richte deinen WooCommerce-Shop so ein, dass E-Rechnungen automatisch im richtigen Format entstehen und eingehende Rechnungen sauber verarbeitet werden. Melde dich, dann schauen wir, was dein Shop konkret braucht. Wenn du ohnehin gerade umbaust, lässt sich das gut mit einer barrierefreien Weiterentwicklung verbinden.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung nach öffentlich verfügbaren Informationen (u. a. BMF) und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall ziehe bitte Steuerberatung hinzu.